г. Москва, Дмитровское
шоссе, д. 3, корп. 1
наш номер
+7 (499) 343-03-97
заказать звонок




Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24

Битрикс24 – это не только CRM, но и много других полезных функций.

Наше агентство уже давно использует портал еще и в качестве трекера задач. Сервис позволяет быстро создавать и редактировать задачи, легко контролировать сроки, назначать подзадачи.

Потому сегодня мы расскажем именно об этих замечательных возможностях портала подробнее.

Задачи

В Битрикс24 задачи всегда под рукой – достаточно в левом меню нажать «Задачи и Проекты». 

Пользователям предлагается несколько вариантов представления задач:

1. Список – это «классический» вид задач.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Список задач

2. Мой план - это вариант канбан-доски.

Задачи здесь распределяются по этапам работы, которые вы сами для себя выбираете. Каждую задачу можно перетаскивать мышкой из одного этапа работ в другой, что очень удобно.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Мой план

3. Диаграмма Ганта - наглядно отображает временные рамки задач в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.

Используют диаграммы Ганта при разработке плана проекта в любой сфере, в которой применим проектный подход: в строительстве, IT и т.д. 

В большинстве случаев создается график с этапами проекта в специальных программах. К сожалению, стоимость таких программ достаточно высока. Например, 1 лицензия популярной среди руководителей проектов Microsoft Project обходится свыше 30 тыс рублей. Конечно, создать диаграмму Ганта можно и в Excel, но это не очень удобно.

Потому очень здорово, что даже на бесплатном тарифе Битрикс24 можно построить диаграмму Ганта в онлайн-режиме. Не нужно ничего покупать, скачивать, устанавливать!    

В Битрикс24 диаграммы Ганта удобно использовать для отслеживания и контроля сроков по каждому этапу/задаче и наблюдения за картиной в целом: насколько фактические данные соответствуют вашему изначальному графику работ, не нужны ли коррективы.

  • Полоска задачи окрашиваются разными цветами в соответствии с их статусом (выполняется, просрочена, завершена).
  • Задачи можно связать между собой. Тогда при изменении сроков в главной задаче автоматически поменяются сроки и в связанных с ней задачах.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Гант

Для поиска нужной задачи разработан фильтр. В нескольких последних релизах его значительно усовершенствовали, соединили со строкой поиска, превратив в мощный инструмент для быстрого поиска нужного элемента.
В фильтре можно указать статус задачи, роль (делаю, помогаю, поручил, наблюдаю) или добавить дополнительные поля и использовать их при поиске нужной задачи.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Фильтр


Создание задач

Чтобы создать задачу нужно нажать кнопку «Добавить задачу».

Также задачи можно создавать по шаблону – тогда часть полей в форме заполнятся автоматически (например, название, описание и т.д.). Это удобно, если вы часто создаете однотипные задачи, которые отличаются некоторыми деталями.

А если нужно оперативно создать задачу, то стоит воспользоваться кнопкой «Создать быструю задачу».

Импорт и экспорт задач

Список задач можно импортировать из csv-файлов, а также экспортировать в Exсel. Предусмотрена возможность синхронизации списка задач с Outlook.

Эффективность

Портал предлагает много разнообразных отчетов. Есть такие и по задачам.
Нужно нажать «Эффективность», после его откроется страница с отчетами за текущий день, месяц, квартал или другой заданный вами отрезок времени.

Карточка задачи

В карточке задачи кроме подробного описания есть еще интересные возможности:

  • добавлять файлы и чек-листы;
  • указывать сроки страта и финиша, крайний срок (после указанной в этом поле даты задача будет отмечена как просроченная), вести учет потраченного на выполнение времени;
  • задавать ответственного, постановщика, соисполнителей и наблюдателей. К задаче будут иметь доступ только те, кто указан среди перечисленных.
  • просматривать историю;
  • выставлять оценки;
  • проставлять теги (их потом можно использовать при поиске задачи).

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Карточка задачи

Подробнее о работе с задачами вы можете узнать, просмотрев наши видео:

Работа с задачами в Битрикс24
Работа с соцсетями, продажа онлайн-курсов, инфобизнеса с помощью Битрикс24 и Битрикс24.Сайты

Проекты

Задачи удобно объединять в проекты. Тогда их не нужно искать по всей ленте, а достаточно открыть страницу проекта и там будут все выполненные и текущие задания.

Проект
Группа задач, которые связаны между собой выполнением какой-то по-настоящему большой и объемной работы.

Такие задачи отображаются на отдельной странице и всегда можно контролировать их количество и процесс исполнения.

Создание проекта

Создать проект можно прямо из карточки задачи, нажав кнопку «Создать проект».

Проект может быть:

  • открытый (Проект видят все сотрудники и все могут вступить в него);
  • закрытый (Проект видим только его участникам, вступить в него можно только по приглашению).

Сроки проектов привязаны к срокам задач. То есть для проекта нельзя поставить сроки меньше чем сроки его задач.
Это главное отличие проектов от групп, у которых нет привязки к срокам начала и окончания.

При создании проекта можно пригласить участников, указать руководителя проекта и его помощников, указать доступны или нет такие возможности, как: Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Сообщения, Поиск, Чат и т.д. Если галочки снять, то для данного проекта все эти элементы будут недоступны.

Также задаются права, кто может приглашать участников в проект и прописываются теги.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Создание проекта

После создания проекта он подключается к Диску, о чем отправляется запрос пользователям.

Группы

Раз уж мы выше упомянули группы, то давайте разберемся и в этом вопросе.

Группа - это то же самое, что проект, только без сроков. То есть проект является частным случаем группы.

Группу можно сделать проектом и также можно наоборот проект сделать группой.

Группы помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте.

Например, есть группы по интересам, группы для обсуждения рабочих вопросов и т.д.

Иногда нужно для определенных сотрудников предоставить доступ к тем или иным возможностям портала. Это удобно делать, создавая закрытые группы и добавляя туда только нужных людей. Все действия внутри группы видят только ее участники.

Создание группы

Создавать группы можно из левого меню Группы. Для этого нужно нажать кнопку «Создать» и выбрать, что вы хотите сделать.

Кстати, из этого же пункта можно создавать и проекты.

Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24. Создание группы

Задачи и Проекты/Группы в Битрикс24 для пользователей с большим количество заданий просто незаменимый инструмент. Они помогают контролировать работу, следить за сроками, сохраняют всю историю работ. И если задача даже завершена много-много дней назад, а сотрудник, который ей занимался, уже не работает в компании, вы сможете быстро найти всю переписку и рабочие файлы.

Используйте промокод в Битрикс24 или при регистрации и получите дополнительные бонусы!
5 Гб в подарок на 1 год
промокод
POSITIVE2BS2
Зарегистрируйте свой портал Битрикс24!
НАЧАТЬ БЕСПЛАТНО

Вы можете заказать у нас внедрение и обучение работе с Битрикс24, а также другие услуги по Б24:

"Отдел продаж"
"Социальные сети + Битрикс24"
"Автоматизация и повторные продажи

Если у Вас есть вопросы - звоните, пишите, будем рады помочь!

Бесплатная
Skype консультация
Получите бесплатную 30-минутную Skype консультацию по настройкам Битрикс24
Назначить Skype встречу

Заполняйте форму, размещенную ниже, и получите бесплатно учебник с инструкцией для начинающих по основам работы с Битрикс24!

Бесплатный аудит вашей CRM

+ консультация по увеличению эффективности